Online kennisdeling bij Yacht

Ontwerp en development Google Sites

Google sites

Als verbindende kracht tussen professionals en opdrachtgevers kent Yacht een sterke profilering als netwerkorganisatie. In een tijd van snelle veranderingen, waarin nieuwe standaarden ontstaan, is behoefte aan andere vormen van contact en samenwerking. Yacht is ervan overtuigd dat wanneer de juiste mensen hun kennis en ideeën uitwisselen, zij elkaar samen naar een hoger niveau tillen. Op communicatiegebied is het daarom van enorm belang dat mensen in staat zijn om op laagdrempelige wijze met elkaar in contact te komen.

De uitdaging

Als onderdeel van een groot intern project om alle werkprocessen in kaart te brengen en deze online ter beschikking te stellen, wilde Yacht binnen haar bestaande intranet een plaats creëren voor een ‘Way of Working-module’ (WoW). Met dit online naslagwerk zet de organisatie in op uniformiteit en verbondenheid in de manier van werken. Een centrale werkplek met toegang tot alle relevante documenten en de mogelijkheid om vragen te stellen aan collega’s stimuleert optimale kennisdeling in het netwerk. Aan ons de vraag om het bestaande functionele ontwerp grafisch aan te scherpen en een rol te spelen in de ontwikkeling van de module in Google Sites. Uitgangspunt was een aantrekkelijk ontwerp in lijn met de overige online communicatiemiddelen van Yacht. Een intuïtief en overzichtelijk ontwerp moest bijdragen aan een hoge mate van gebruiksgemak voor de medewerkers.

De aanpak

 

De communicatiestructuur van Yacht kenmerkt zich door de sterke nadruk op het netwerk. Zowel intern als door de professionals wordt veel gebruikgemaakt van Google+ communities. Belangrijk onderdeel daarvan is YachtNet, een intranetplatform dat is gebouwd in Google Sites. Dit is een online systeem om eenvoudige websites te maken, wat het tot een ideaal communicatiemiddel voor samenwerken en projectwerkzaamheden maakt. Het uitermate geschikt voor het centraal bewaren van documenten, spreadsheets, presentaties, video’s, diavoorstellingen. Belangrijk voordeel is dat de site moeiteloos kan worden geïntegreerd met andere services van Google.

 

Binnen de kaders die Google Sites aan het ontwerp stelt, werkten wij het functionele ontwerp van de Way of Working-module uit tot een overzichtelijk design in de look-and-feel van Yacht. Daarbij hielden we nadrukkelijk rekening met de wens om medewerkers gemakkelijk te tonen welke informatie ze op welke plek kunnen vinden. Het grafisch ontwerp werd omgezet naar front-end templates in Google Sites, waarbij het voor Yacht in de toekomst mogelijk blijft om zelf gemakkelijk informatie aan te passen. Werkprocessen zijn immers aan verandering onderhevig. Via een uitgelicht kader op de landingspagina zien medewerkers wat de meest recente wijzigingen zijn.

Multiplatform

Het resultaat

Werkprocessen kunnen veranderen en er komt geen einde aan de hoeveelheid kennis die medewerkers onderling kunnen delen. Met een Way of Working-module op YachtNet hebben medewerkers van Yacht voortdurend alle relevante informatie bij de hand. Google Sites biedt de organisatie een gebruikersvriendelijk platform om informatie aan te passen en toe te voegen. Met deze wijze van communiceren creëert Yacht een uniforme werkwijze waarin iedereen weet waar hij of zij aan toe is en zijn er optimale condities om samen te werken.