Professionele offertes en voorstellen

Inzet Salestool bij Tempo-Team

Tempo-team

Een salesvoorstel is vaak het eerste contactmoment met een klant. Het begin van een langdurige relatie wellicht. Je hebt maar één kans om je eerste indruk achter te laten. De professionaliteit van je voorstel is daarom des te belangrijker! Vaak ontstaat bij het maken van offertes en voorstellen echter een grote diversiteit door individuele voorkeuren van medewerkers. Bovendien gaat er veel tijd verloren, omdat aandacht naar de vorm gaat in plaats van de inhoud. Tempo-Team ervaart met de Proposaltool van Cadform hoe dit proces efficiënter kan worden ingericht en hoe de output met relatief weinig inspanning wordt voorzien van een hoge attentiewaarde.

De uitdaging


Een effectief salesproces is belangrijk voor elke organisatie. Tempo-Team wilde in het vizier komen bij een doelgroep waar het nog geen intensieve relatie mee had. Vanuit de afdeling sales was daarom behoefte aan extra handvatten om verkoopkansen die nu nog niet benut worden in de toekomst eenvoudig op te pakken. De Proposaltool van Cadform is ideaal om deze doelgroep op laagdrempelige wijze te verrassen met een contactmoment. Via vaste templates stellen salesprofessionals zelf zonder tussenkomst van een opmaakstudio of ontwerpbureau gepersonaliseerde voorstellen samen die voldoen aan de huisstijl. Tempo-Team vergroot daarmee bovendien de awareness rond haar merk.

De aanpak


De Proposaltool van Cadform is ontwikkeld voor salesprofessionals om de output te verhogen en outbound marketing een extra dimensie te geven. Het doel is om het creatieproces van de gestandaardiseerde proposals te optimaliseren en de output te professionaliseren. Om de tool zo optimaal mogelijk voor Tempo-Team in te richten hanteerden we een bewezen werkmethode gebaseerd op wederzijdse samenwerking. Samen met een werkgroep bij Tempo-Team bepaalden we de inrichting van de tool, het design van de webomgeving en de vormgeving van de gebruikersflow.

Inrichting van de backoffice


De Proposaltool is een oplossing in de vorm van Software as a Service. De software wordt online aangeboden en is voor elke geregistreerde medewerker 24/7 beschikbaar. De inrichting van de backoffice van de tool omvat het configureren van de inhoud van de tool en de basisinstellingen van de proposals. Daarnaast wordt het proces rondom de output ingericht. Zo is er de mogelijkheid leveranciers te koppelen of te kiezen voor digitale output in de vorm van pdf.

Inrichting frontend (look and feel van de webomgeving)


Om de gebruikers van de tool direct een vertrouwd gevoel te geven ontwikkelden we voor Tempo-Team een web skin die de huisstijl zo goed mogelijk benadert. Onderdeel van deze fase was ook de inrichting van de gebruikersflow. Wat de inzet van onze software uniek maakt is de op de klant aangepaste user flow. Hierbij valt te denken aan het inrichten van een FAQ om gebruikers te helpen de tool te leren kennen of om ze weer op weg te helpen bij vragen. Daarnaast ontwikkelden we in samenwerking met de werkgroep bij Tempo-Team een uniek stappenplan voor het maken van een proposal. De gebruiker wordt zo op intuïtieve wijze door het samenstellen van een salesvoorstel geleid zonder bepaalde onderdelen te vergeten.

Ontwerp en integratie pagina templates


Om salesvoorstellen met de attentiewaarde van een magazine te ontwikkelen, is het een vereiste om over goede templates te beschikken. In samenwerking met de werkgroep ontwierpen we de benodigde templates voor de pagina’s en zorgden we voor sjablonen die volledig in lijn liggen met de huisstijl van Tempo-Team.

Introductiemeeting en training
Een succesvolle implementatie valt of staat bij een goede introductie van de tool aan de gebruikersgroep. Hoewel de tool intuïtief is ingericht wordt het gebruik ervan nog laagdrempeliger wanneer gebruikers zelf hebben ervaren hoe de software werkt. Samen met de werkgroep bij Tempo-Team droegen we zorg voor een interactieve sessie waarbij de gebruikers aan de slag gingen met de tool. Tijdens de sessie leggen we de essentie van de software uit en is er alle ruimte voor het stellen van vragen.

Proposaltool

“Kwantitatieve kwaliteit, dat is waar Proposaltool voor staat. Met minimale inspanning door de salesmanager zien onze salesvoorstellen er stuk voor stuk professioneel uit”.
– Caspar van Zanten, Sales Director Tempo-Team

Het resultaat


Met de Proposaltool beschikt Tempo-Team over een fantastisch product voor het creëren van gestandaardiseerde salesvoorstellen, die zonder tussenkomst van een opmaakstudio of ontwerpbureau voldoen aan de juiste huisstijlregels. De output bestaat uit een professioneel document met de attentiewaarde van een magazine. Ideaal om op laagdrempelige wijze in beeld te komen bij je doelgroep. Het creatieproces is bovendien sterk geoptimaliseerd waardoor medewerkers hun volledige aandacht richten op de inhoud van het document.