Van procesoptimalisatie tot app

iPad-applicatie voor Meijburg & co

Al jaren publiceert KPMG Meijburg het boek “Invest in the Netherlands”. Deze publicatie bevat vrijwel alle antwoorden op vraagstukken rondom audit, tax en legal onderwerpen. Invest in the Netherlands is gericht op business executives die bezig zijn om zich te vestigen of reeds een aanwezigheid hebben in Nederland. Het redigeren, publiceren en produceren van een boek is zowel in tijd als in geld een kostbaar proces. Cadform helpt mee om die processen in kaart te brengen, ze slimmer in te richten en communicatie naar een ander niveau te tillen.

Processoptimalisatie

De uitdaging

Invest in the Netherlands is de jaarlijkse crossmediale publicatie van KPMG, samengesteld door KPMG Audit, KPMG Meijburg Tax Lawyers, KPMG Advisory and Eversheds Faasen Lawyers. Cadform faciliteert al jaren het grafisch ontwerp en de opmaak van het boekwerk, en zoals bij iedere publicatie is dit ieder jaar een tijdrovend proces. Daarnaast is het produceren en distribueren van een gedrukt boek erg kostbaar.

Met het steeds meer toegankelijk worden van (online) communicatietechnologie is het de innovatiekracht van Cadform die de drijfsfeer voor verandering vormt. We stappen uit de comfort-zone en schoppen soms letterlijk tegen bedrijfsprocessen. In het geval van Invest in the Netherlands betekent dat de verkenning van nieuwe manieren van publiceren. We vragen ons daarbij met name af hoe slimme technologische oplossingen onze klanten kunnen helpen stappen te maken in procesoptimalisatie.

De aanpak

Samen met KPMG besloten we om de uitgave van fysieke exemplaren van het boek te gaan beperken. Naast het drukwerk ontwikkelden we een slimme iPad-applicatie. De applicatie is duurzaam van opzet en bijna vrij van onderhoud. De app is namelijk hybride en gebaseerd op een combinatie van native en web. Dat houdt in dat de applicatie op de iPad in feite een raamwerk vormt die webcontent toont. Zo is de content altijd up-to-date zonder dat de gebruiker zelf updates hoeft te downloaden.

De rol van DTP

De rol van DTP

Het bestaande proces van de ontwikkeling van de publicatie was traditioneel ingericht: De redactie schreef haar kopij en Cadform ging aan de slag met een eerste opmaak. Vervolgens startte er een traject van redigeren en corrigeren. Hier ging veel tijd in zitten en om dit proces effectiever te maken introduceerden we Adobe InCopy. Met een directe link voor de redactie richting het opmaakbestand sneden we een groot deel van doorlooptijd weg en werd men bij KPMG minder afhankelijk van DTP.

Inrichting redactieprocess

Inrichting redactieproces

Een nieuwe werkwijze vereist algemene acceptatie van de betrokken stakeholders. Dit betekende dat Cadform en KPMG in nauwe samenwerking een nieuw proces is gaan inrichten. Cadform regisseerde deze ommezwaai met ICT, Legal en redactie van KPMG als externe stakeholders en onze ICT en studio als interne betrokkenen. Na het inrichten van een nieuwe infrastructuur en procesflow gaf Cadform een uitgebreide training aan de redactie om wegwijs te worden in het gebruik van InCopy.

Het resultaat

Met dit project hebben we door goede samenwerking twee vliegen in een klap kunnen slaan. Niet alleen is er een werkproces verbeterd, ook heeft de keuze voor een procesoptimalisatie gezorgd voor de ontwikkeling en lancering van een iPad-app.

Met het gebruik van InCopy en het inrichten van een ICT-oplossing om bestanden realtime te bewerken en uit te wisselen realiseerden we een besparing in tijd ruim 40%, omdat het aantal correctierondes waar de studio bij betrokken diende te zijn werd beperkt tot een minimum.

Door de hybride vorm van de app heeft komt de herkenbare huisstijl van KPMG Meijburg en co goed naar voren. Daarnaast bevat de applicatie interactieve elementen in de vorm van beeld en geluid. Iets dat in een boek niet mogelijk is. Het strakke ontwerp levert een prettige gebruikerservaring op.

KPMG app