Document management

Optimalisering van repro-activiteiten

Document management

Een professionele dienstverlening is van cruciaal belang voor een efficiënte organisatie. Elk personeelslid moet alle diensten en middelen tot zijn beschikking hebben om zijn primaire taken naar behoren uit te voeren. Omdat de technieken en mogelijkheden binnen de digitale wereld continu veranderen en steeds nieuwe eisen stellen aan content, liggen hier bij veel organisaties kansen tot optimalisatie.

De uitdaging

Een van onze relaties op het gebied van zakelijke dienstverlening zag kansen om de kwaliteit en efficiëntie van de facilitaire dienstverlening te verhogen en de verschillende disciplines te professionaliseren door uitbesteding van de facilitaire dienst bij een professionele organisatie. Een complex proces waarbij wij meedachten over een innovatieve, praktische invulling.

Aanpak

De aanpak

In opdracht van de klant zochten we naar praktische oplossingen op het gebied van document management. In overleg is besloten een van onze medewerkers te detacheren als interim Document Manager bij het Facility Managementteam. Via strategische en innovatieve projecten bieden we ondersteuning bij de productiviteitsverbetering van repro- en postkamerprocessen en dragen we bij aan de kwaliteit van de transformatie en business groei.


Samenwerking met Marketing

Op de afdeling Marketing hebben we in kaart gebracht welke behoeften er speelden bij de coördinatie van print- en drukopdrachten. Daarnaast namen we het leveranciersmanagement onder de loep. Omdat de marketingafdeling vaak externe partijen inschakelde, lagen er kansen om de dienstverlening van de reproafdeling uit te breiden. Door communicatielijnen tot stand te brengen tussen beide afdelingen ontstond meer persoonlijk contact. Gevolg is een intensievere samenwerking met betere adviezen aan de professionals en meer grip op de inrichting en controle van print- en drukopdrachten.


Samenwerking met Business Support

Professionals op de afdeling Business Support hebben op grafisch gebied steeds meer behoefte aan advies en ondersteuning bij zowel het ontwikkelen en opmaken, als het produceren en publiceren van officiële documenten. De organisatie heeft hier een nieuwe afdeling Document Productie voor opgezet. Wij dachten daarin mee over de realisatie van kortere communicatielijnen voor advies en ondersteuning. Daarnaast ontwikkelden we een stijlgids met korte en krachtige huisstijlregels voor de vormgeving van documenten.

 

Optimaliseren repro’s

Goede coördinatie van print- en drukopdrachten is belangrijk. De reproafdeling zorgt ervoor dat diensten en producten een optimale kwaliteit hebben om te kunnen concurreren met externe leveranciers. Door goede samenwerking en regelmatig contact met andere interne afdelingen:

  • kan men beter bepalen of een print- of drukopdracht intern of extern geproduceerd wordt,
  • worden de oplages beter afgestemd en worden besparingen gerealiseerd,
  • wordt er meer digitaal uitgebracht.

Om dit te realiseren ontwikkelden we een uniform bestelproces om de opdrachten richting de repro’s beter te organiseren. Om meer grip op de kosten te krijgen is daarnaast een PO-nummersysteem voorgesteld. Ook een deel van het productieproces van de proposals, dat voorheen door externe leveranciers werd gedaan, pakt men nu intern op. Hiervoor is een nieuwe tool ontwikkeld waarmee professionals zelf high end proposals opstellen. Verder nam de organisatie een webportal in gebruik waarmee print- en drukopdrachten direct van de pc’s van medewerkers naar de repro’s worden verstuurd. Door gebruikersherkenning komen de opdrachten direct bij de juiste repro terecht en kunnen de printers veel efficiënter worden beheerd.


Digitaliseren poststromen

Nieuwe digitale technieken en mogelijkheden kunnen de inrichting en efficiëntie van postkamerprocessen en de afstemming daarvan met de reproafdeling bevorderen. Via een project op een van de vestigingen van de organisatie hebben we daarom de verschillende poststromen in kaart gebracht en keken we welke er gedigitaliseerd kunnen worden. Dit moet uiteindelijk leiden tot landelijk beleid van de organisatie.

Digitalisering

Het resultaat

Professionals van de organisatie krijgen ondersteuning en betere adviezen bij het ontwikkelen, opmaken, produceren en publiceren van officiële documenten. Via innovatieve, praktische aanpassingen hebben we de productiviteit van repro- en postkamerprocessen geoptimaliseerd en hebben we bijgedragen aan de kwaliteit van de facilitaire dienstverlening.