Slim uitnodigen via e-mail

E-mailcampagne voor Amundi in 12 landen

E-mail campagne

Het organiseren van evenementen is voor organisaties vaak een hele uitdaging waar veel tijd en geld in gaat zitten. Agenda’s van genodigden zijn bovendien overvol. Om hen er toch toe te brengen een gaatje vrij te houden, speel je met de vraag wanneer en op welke manier je hen het beste kunt bereiken. Cadform denkt mee over de ideale campagne met zo min mogelijk belasting voor jouw als organisatie. Voor Amundi automatiseerden we het gehele proces van uitnodiging tot bedankmail. Onze e-mailmarketingsoftware is gericht op het zo efficiënt mogelijk organiseren en managen van jouw uitnodigingscampagne.

De uitdaging

Vermogensbeheerder Amundi organiseerde in twaalf steden wereldwijd een evenement en herkende zich in bovenstaand verhaal. Terecht werd er veel aandacht besteed aan het samenstellen van een spraakmakend programma, maar wanneer dit niet goed wordt gecommuniceerd naar de doelgroep, is het zonde van de moeite. Een heldere en aansprekende uitnodiging is het verlengstuk van je evenement. Door het uitnodigen van de gasten volledig te automatiseren, namen wij Amundi dit werk uit handen. De klant bespaart daardoor tijd en kosten en realiseert bij de ontvanger een gevoel van professionaliteit.

 

De uitdaging lag voor ons in de complexiteit van de campagne. We verzorgden het uitnodigingstraject voor twaalf steden in verschillende landen. Daarbij wilde Amundi uitnodigingen versturen in vijf verschillende talen (Engels, Spaans, Frans, Duits en Zweeds) en met verschillende afzenders per evenement. Vanwege de verschillende sprekers was de content in de uitnodiging bovendien ook per evenement anders.

De aanpak

Elke e-mailcampagne bestaat uit meerdere contactmomenten die in overleg met Amundi op voorafgaand werden vastgelegd. Uit ervaring weten wij wanneer e-mails het beste verzonden kunnen worden. Wij adviseerden Amundi daarom over een zo optimaal mogelijke inrichting van het uitnodigingstraject en de planning van de verschillende contactomenten.


Opbouw van de campagne

De campagne startte met een uitnodigingsmail in de huisstijl van Amundi en bestond uit een headerafbeelding, de uitnodigingstekst en een aan- en afmeldbutton. Naast informatie over het onderwerp van het event, bevatte de tekst praktische details als locatie en tijdstip en informatie over het programma. Via de buttons konden genodigden zich aan- of afmelden voor het betreffende event, waarna zij automatisch een bevestigingsmail ontvingen van hun registratie. Omdat onze software bijhoudt wie zich wel en niet hebben aangemeld, konden we twee weken voor het event een reminder versturen naar degenen die zich nog niet aangemeld hadden. Een dag voor het event verstuurden we op wens van Amundi een herinnering naar de reeds aangemelde genodigden. Daarnaast ontvingen de aanwezigen twee dagen na afloop van het event een mail om hen te bedanken voor hun komst.


Inzicht in de registraties

Een belangrijk voordeel van onze intelligente software is dat de database met contactgegevens automatisch wordt gecombineerd met het open- en registratiegedrag van de genodigden. De registraties worden overzichtelijk in één centrale database verzamelend waardoor de klant zelf geen aparte lijstjes bij hoeft te houden. Wij gaven Amundi periodiek een overzicht van het aantal aan- en afmeldingen per evenement.

Het resultaat

Verspreid over een periode van vijf maanden benaderden we 6177 genodigden op verschillende mailmomenten met een gepersonaliseerd bericht. Een geautomatiseerd e-mailtraject betekende dat Amundi er zelf nauwelijks omkijken naar had. Het enige dat Amundi zelf hoefde te doen was het aanleveren van de platte teksten voor de verschillende contactmomenten en een adressenbestand met de genodigden. Onze studio ging aan de slag met een mooi en bijpassend template. Met een professionele uitnodigingscampagne zijn hoge portokosten en enveloppen verleden tijd.